Externe Stakeholder sind all jene Personen und Gruppen, welche nicht im direkten/unmittelbaren Umfeld des Unternehmens stehen (Externe Auftraggeber, Politik, Staat, Dienstleister…) und Interne Stakeholder sind alle Beteiligten, welche im direkten Umfeld zu finden sind (Geschäftsführung, Betriebsrat, Personalrat…).
Um diese zu kategorisieren, müssen die Stakeholder anhand verschiedenster, von der Projektart abhängigen, Einflussgrößen bewertet und beurteilt werden (z.B. die Rolle im Projekt, Macht und Einfluss, Konfliktpotential, Wünsche und Hoffnungen…). Anhand solcher Ansatzpunkte ist dann eine Bewertungs- und Gewichtungsgrundlage gegeben, die zur grafischen Darstellung herangezogen werden kann.
Um eine möglichst vorteilhafte Zusammenarbeit entstehen zu lassen, werden im letzten Schritt auf die einzelnen Stakeholder bezogene Strategien entwickelt werden. Je nach Stakeholder kann dies entweder von außen erfolgen oder direkt mit ihnen besprochen werden. Daraus lässt sich dann ableiten, wie mit den einzelnen Stakeholdern im Projektablauf kommuniziert werden muss und welche Wünsche dieser auf jeden Fall befriedigt werden sollten, um das Projekt zu einem positiven Abschluss zu führen.